בעולמות העסקים, הרגע הקריטי ביותר ביחסים בין שני אנשים, הוא הפגישה הראשונית. לעיתים רבות, ברגעים הראשונים של הפגישה נקבעים כלל סדרי העבודה לעוד תקופה ארוכה. מה שאומר שהלחץ יכול להיות עצום, כי אתם רוצים להוכיח את עצמכם. בדרך לפגישה שאתם מגדירים כחשובה מאוד, צריך לעבור כמה הכנות, כמו מציאת חדרי ישיבות מתאימים. כדי לשמור על אווירה רצינית ועדיין להגיע להישגים הנדרשים, אספנו לכם חמישה טיפים לפגישה חשובה שאתם חייבים להכיר וליישם.
רשימת טיפים לפגישה שחשוב להכיר
טיפ 1: הכר את הלקוח
כאשר אתם מבקשים להשיג מטרות ממוקדות מאוד לעסק, עליכם לעבוד אל מול האנשים הנכונים במהלך הפגישה. הנטייה הטבעית של מנהלים צעירים מפסיק היא לפנות לגורם שאיתו הכי קל לשוחח בתוך החברה. אבל, בצורה המקצועית והנכונה לעבוד היא על ידי היכרות עם חלוקת האחריות בחברה איתה אתם עובדים. פנייה למנהל האחראי בנושא מסוים, ממקד את הפגישה שלכם ותאפשר לכם להגיע לתוצאות. מה גם שכך תוכלו להתכונן לשיח עם אותו האדם ברמה המקצועיים. ניצול קשרי בין אישים, דווקא בנקודה הזו, יכול לאפשר לכם לקבל קצת מידע מקדים על האדם ופועלו. כך שאתם תוכלו לעשות את ההכנות המוקדמות שלכם.
טיפ 2: הצגת מידע מרשימה
כחלק מעבודת הרקע לקראת הפגישה צריך להתכונן גם ברמת המידע שאתם מבקשים להציג. ריכוז כל הנתונים המספריים, כמו גם המטרות למועדים מרוחקים יותר, בצורה ברורה ושקופה, היא טכניקה מוכרת. אבל, אם אתם רוצים לקחת צעד אחד קדימה את היכולות להשיג את תשומת הלב של הנוכחים בפגישה, ייתכן שתרצו להשקיע קצת יותר מאמצים. החל מיצירת סרטון תדמית וכלה בהשקעה ביצירת נתונים עתידיים וצפי המספרים לפרויקט המשותף. אתם רוצים להרשים. ועל כן צריך להביא לשולחן את כל התותחים הכי כבדים שלכם.
טיפ 3: ארגון של חלל הישיבה
חפשו להשכיר חדר ישיבות נוח ונגיש, לטובת הפגישה. במיוחד אם אתם עדיין נחשבים לעסק קטן ואין לכם מקום פעילות ייצוגי. אתם חייבים לשמר מראית עין עסקית איכותית. היום יותר קל מאי פעם למצוא חללי עבודה משותפים להשכרה, בתנאים נוחים ובשעות הרצויות לפגישה שלכם. כך שאתם צריכים רק לבחור את המיקום הנכון של חלל המשרדים שלכם, בהתאם לנגישות ולצרכיהם של משתתפי המפגש.
טיפ 4: הקשבה לדברי הלקוח
הנטייה שלנו, בתור ישראלים, היא קודם כל להשמיע את דעתנו. בדרך כלל האופי הזה הוא דבר חשוב וטוב בעולם העסקים, אשר מעיד על אסרטיביות ויכולות ניהול מתקדמות. אבל אם אתם רוצים להגיע לנקודה שבה אתם מניעים משא ומתן, צריך להקשיב. ולא סתם להקשיב אלא להבין גם את המסרים החבויים של האדם השני בפגישה. וכדי שלא להתפתות לדבר, כדאי להגיע עם כלי כתיבה לפגישה. גם כדי לתעד את כל הנקודות החשובות, אבל גם ובעיקר כדי להעביר את המסר שבאתם להקשיב באמת.
טיפ 5: יצירת רושם ראשוני ללא רבב
לא משנה באיזה מקום אתם נפגשים. באיזו שעה של היום ולאיזו מטרה. ברגע שאתם קובעים פגישה עסקית, הרושם הראשוני שלכם חייב לעמוד במקום הראשון. זהו הטיפ החשוב ביותר ברשימת טיפים לפגישה. ולכן, הקדימו להגיע לפגישה ולוודא באיזה חדר ישיבות אתם נפגשים. הכינו את כל הציוד הטכני הדרוש לפגישה, וקחו כמה דקות על מנת לעבור על החומרים והנקודות החשובות.
